Mail Instellingen

Bij mail heb je te maken met een aantal technische voorzieningen.

  • Je hebt een apparaat (lees: PC/MAC/telefoon/tablet) waarop je mail maakt/leest met behulp van een mail programma  (zoals Outlook, Mail o.i.d.).  De ontvangen/verzonden mail wordt veelal lokaal bewaard op het apparaat.
  • Er is voor jou een mailbox aangemaakt op een server die altijd aan staat. In die mailbox worden berichten ontvangen en bewaard totdat je deze berichten daar hebt opgehaald en/of hebt verwijderd.
  • Er is een inkomende POP3/IMAP mail server. De inkomende mail server ontvangt berichten die naar jouw mailbox gestuurd zijn.
  • Er is een uitgaande SMTP mailserver die ervoor zorgt dat de mail die via jouw server-mailbox wordt verstuurd ook wordt afgeleverd in de mailbox(en) van de ontvanger(s). De uitgaande mailserver is alleen te gebruiken via webmail of vanaf de server zelf (lees: vanaf jouw website).
  • Er is een webmail voorziening op de server waarmee geautoriseerde personen –vanaf een willekeurige machine- in hun mailbox op de server kunnen kijken en waarmee je mail kan lezen, versturen en/of doorsturen.

Nb. Als je aangesloten bent op het internet dan kan je de uitgaande mailserver van jouw internet provider gebruiken om uitgaande mail te versturen. Voorbeelden van namen van uitgaande mailservers zijn: smtp.upcmail.nl, smtp.casema.nl, smtp.ziggo.nl en smtp.online.nl.  Als je veel langs de weg zit dan heb je niet altijd verbinding met jouw eigen internet provider en dan kan  je een gratis @gmail, @hotmail of een andere mail service gebruiken die niet provider afhankelijk is. Zij hebben ook uitgaande mailservers zoals smtp.gmail.com en smtp.hotmail.com, echter doen deze het zowel thuis als langs de weg.

Op de mailserver zij een aantal dingen mogelijk die je zou kunnen instellen, waaronder:

  • Automatisch doorsturen van inkomende berichten naar een of meer andere/eigen mail adressen
  • Automatisch beantwoording voor inkomende mail (ook wel: “Out of office” genoemd)
  • Mail aliassen waarmee je kan instellen dat mail naar Jan@<uwdomein.nl> in dezelfde mailbox moet worden afgeleverd als mail naar Jan.Jansen@<uwdomein.nl>  en/of JanJansen@<uwdomein.nl>

Wij gebruiken het Plesk Controle Paneel waarmee geautoriseerde gebruikers alle instellingen op de server –zo ook de mail voorzieningen- naar eigen smaak kunnen aanpassen. Wij doen de mail instellingen vaak zelf op basis van onze kennis en ervaring. Sommige –minder technische-  klanten weten niet altijd dat we Plesk gebruiken. Als je echter het maximale uit mail wilt halen, dank kan je e.e.a, zelf naar hartenlust  aanpassen. Als je nog geen plesk account hebt, neem dan even contact met ons op. Het is maar dat je het weet….

HOE HET WERKT

VERSTUREN: Iemand produceert op een apparaat een mailtje met een of ander mail programma en drukt vervolgens op “verzenden”.  Er wordt –indien/wanneer er een verbinding is- via het internet contact gemaakt met de uitgaande mail server en het mail bestandje wordt naar de uitgaande (SMTP) mailserver verzonden. De SMTP mailserver “leest” het mailtje en zoekt uit waar het naar toe gestuurd moet worden. De SMTP server verstuurt het bericht door naar de inkomende POP3/IMAP mail server(s) van de ontvanger(s). De inkomende mail servers “lezen” de mail en kijken in welke mailbox(en) het bericht moet worden afgeleverd (en of die nog ruimte vrij heeft). Als het bericht in de mailbox is afgeleverd meldt de inkomende mail server aan de uitgaande mailserver dat/of het bericht is ontvangen en correct in de mailbox is afgeleverd. De uitgaande mailserver meldt -indien dit zo is ingesteld- op zijn beurt weer  aan de verzender dat het bericht correct is verzonden. Als de uitgaande mailserver niet tijdig een melding van de ontvangende mailserver terug krijgt dat het bericht ontvangen is, dan verstuurd de uitgaande mailserver zelf een fout melding  terug naar de verzender van het oorspronkelijke bericht (een zgn. “Message delivery failure”).  

OPHALEN: Indien je bent aangesloten op het internet, zal jouw mail programma periodiek vanaf jouw apparaat contact maken met de mailbox op de server.  Als er (al dan niet gelezen) mail in deze mailbox staat, dan haalt het mail programma de mail op zodat je het op jouw apparaat kan lezen. Afhankelijk van de instellingen in het mail programma wordt de mail in de mailbox na het ophalen ofwel uit de mailbox verwijderd ofwel alleen als “gelezen” gemarkeerd.  In sommige mailprogramma’s kan je instellen dat alleen “niet-gelezen” mail wordt opgehaald uit de mailbox.  Andere mail programma’s halen alle mail in de mailbox op, onafhankelijk of het al eerder is opgehaald/gelezen is of niet.  Als er mail uit de mailbox op de inkomende mailserver wordt opgehaald kan er –zo dit is ingesteld- een bericht door de inkomende mailserver naar de verzender worden gestuurd, waaruit de verzender kan opmaken dat het bericht door iemand is opgehaald/gelezen.  Als de mail eenmaal is opgehaald door het mail programma kan de ontvanger het bericht lezen. Als de ontvanger het bericht opent, wordt –indien dit is ingesteld- een “gelezen” bericht opgestuurd naar de verzender van het bericht. Dit leesbericht is ook gewoon een mailtje en deze wordt alleen verzonden als de ontvanger contact maakt met het internet en  wordt de ontvanger veelal eerst nog (door zijn mail programma) gevraagd of hij er een probleem mee heeft dat het leesbericht naar de verzender wordt verstuurd. Precies hetzelfde gebeurd als er iemand een mail formulier op jouw website invult. Het enige verschil is dat er niet een persoon een mailtje maakt en daarna op “verzenden” drukt maar dat een brok software op de server dit  doet. Hierbij wordt door de software gebruik gemaakt van de uitgaande mailserver die wij –juist voor dit doel- ter beschikking stellen op onze server.

De firma Microsoft heeft Exchange software voor bedrijven gemaakt. Daar werkt het allemaal net even iets anders en er zijn verschillende versies in omloop die onderling ook weer anders werken.  In grote lijnen doet exchange hetzelfde als de normale inkomende en uitgaande mail servers. Als je precies wilt weten hoe Mail m.b.v. Exchange werkt: ”Google is your friend…”

METHODES OM MET MAIL OM TE GAAN

Er zijn een aantal manieren om met mail om te gaan:

  • Mail lokaal (op jouw PC/MAC/Telefoon) opslaan, te adviseren voor mensen die met name thuis of op een kantoor werken.
  • Mail op de server opslaan, te adviseren voor mensen die gezamenlijk één mailbox beheren
  • Webmail, te adviseren (al dan niet in combinatie met lokale/centrale opslag) voor mensen die onderweg zijn of vanaf werk hun privé mail willen lezen.

METHODE 1: Mail lokaal op jouw PC/MAC/Telefoon opslaan (POP3)

Dit is de meest gebruikte methode. Inkomende mail wordt ontvangen in jouw mailbox op de server en je haalt het daar met behulp van een mail reader (zoals Outlook) op. Afhankelijk van wat je in jouw mail reader instelt, kan je de opgehaalde mail automatisch uit de mailbox op de server verwijderen, of daar laten staan en als “gelezen” markeren.   Het laatste is een speciale instelling die niet door iedere mail reader wordt ondersteund.

Voordelen van deze methode zijn:

  • Meerdere geautoriseerde gebruikers kunnen dezelfde mailbox inzien/gebruiken
  • Een geautoriseerde gebruiker kan zien of een bericht al  door iemand gelezen en/of beantwoord is (en wat het antwoord  was).
  • Contactpersonen kunnen op de server worden opgeslagen zodat je ze maar een keer hoeft op te nemen en/of bij te werken (erg handig voor clubs)
  • In sommige mail readers (zoals Outlook) kan je instellen dat antwoorden die worden verstuurd ook op de server worden opgeslagen, ook al worden ze op de PC aangemaakt/bewaard
  • Je kan deze methode gebruiken in combinatie met webmail en een lokale mail reader (zoals outlook), alle mail die op de server opgeslagen is te zien.

Nadelen van deze methode zijn

  • Er zijn grenzen zijn aan de server opslag (over het algemeen stellen wij in dat een mailbox niet meer ruimte in beslag mag nemen als 100 MB). Als de mailbox “vol” is zal je eerst berichten lokaal moeten verplaatsen/kopiëren en dien je daarna de mail uit de IMAP mailbox te verwijderen.
  • Als de mail op de server wordt verwijderd dan is het ook echt weg en dan kan niemand er meer bij. Er zijn echter een paar trucjes die je kunt doen om  ervoor te zorgen dat je geen mail kwijt raakt.
  • Je zal zelf moeten zorgen dat je regelmatig een backup maakt van de mail.

METHODE 2:  Mail op de server opslaan (IMAP)

Deze methode is handig voor mensen die mailboxen met andere mensen delen of voor mensen die meerdere apparaten gebruiken. De mail wordt op de server opgeslagen en geautoriseerde personen kunnen deze mail vanaf iedere machine benaderen.

Voordelen van deze methode zijn:

  • Meerdere geautoriseerde gebruikers kunnen dezelfde mailbox inzien
  • Een geautoriseerde gebruiker kan zien of een bericht al  door iemand gelezen en/of beantwoord is (en wat het antwoord  was).
  • Contactpersonen kunnen op de server worden opgeslagen zodat je ze maar een keer hoeft op te nemen en/of bij te werken (erg handig voor clubs)
  • In sommige mail readers (zoals Outlook) kan je instellen dat antwoorden die worden verstuurd ook op de server worden opgeslagen, ook al worden ze op de PC aangemaakt/bewaard
  • Je kan deze methode gebruiken in combinatie met webmail en een lokale mail reader (zoals outlook), alle mail die op de server opgeslagen is te zien.
  • Wij maken een regelmatig een back-up van de server, inclusief de mail die (nog) in de mailboxen staat.

Nadelen van deze methode zijn

  • Er zijn grenzen zijn aan de server opslag (over het algemeen stellen wij in dat een mailbox niet meer ruimte in beslag mag nemen als 100 MB). Als de mailbox “vol” is zal je eerst berichten lokaal moeten verplaatsen/kopiëren en dien je daarna de mail uit de IMAP mailbox te verwijderen.
  • Als de mail op de server wordt verwijderd dan is het ook echt weg en dan kan niemand er meer bij. Er zijn echter een paar truckjes die je kunt doen om  ervoor te zorgen dat je geen mail kwijt raakt.

METHODE 3: Webmail

Webmail  is met name handig als je –zonder apparaat- op vakantie bent, als jouw PC spontaan ontploft is  en/of als de batterij van jouw telefoon weer eens leeg is terwijl je net op een belangrijk mailtje zit te wachten.

Voordelen van deze methode zijn:

  • Je kan vanaf een willekeurig apparaat dat aangesloten is op het internet– via een willekeurige webbrowser- in jouw mailbox kijken. Dit is met name in geval van problemen met jouw eigen PC/MAC/Tablet erg praktisch. Ook is dit webmail verkeer niet goed te blokkeren en het werkt dus ook vanaf de meeste zakelijke LAN netwerken (hetgeen voor POP3/IMAP/SMTP en GMAIL/HOTMAIL verkeer niet altijd geldt).
  • De webmail software is niet zo gebruikersvriendelijk/uitgebreid als de lokale software die je op jouw PC/MAC gebruikt. Het scheelt tegenwoordig echter niet echt zo heel veel meer.

Nadelen zijn:

  • Via webmail kan je alleen die berichten zien die (nog) in de mailbox op de server staan. Je kan via webmail niet zien wat niet (meer) in de mailbox –maar bijvoorbeeld alleen op jouw PC thuis- staat.
  • Als je (tijdelijk) geen verbinding met het internet hebt, dan kan je geen mail lezen. Er wordt niets lokaal opgeslagen als je webmail dit niet expliciet hebt opgedragen.

OPENBARE MAIL SERVICES

Google, Microsoft en een groot aantal andere bedrijven leveren “gratis” mailboxen. De kans is groot dat je via hen regelmatig “gratis” mailtjes krijgt met advertenties erin en/of dat er onder jouw uitgaande mail een wervende tekst komt te staan. De POP3/IMAP en SMTP mail servers van deze bedrijven zijn vanaf bijna alle plekken in de wereld te bereiken vermits de eigenaar van het WifI/LAN waarop je tijdelijk bent aangesloten dit verkeer niet heeft geblokkeerd. In dit laatste geval is er altijd nog webmail…

Mensen die mobiel zijn, worden door ons  geadviseerd om een GMAIL account aan te vragen via gmail.google.com. Je kan de gmail SMTP mail server namelijk prima combineren met een van bovenstaande manieren om mail te versturen. Je wordt dan onafhankelijk  van de SMTP server van jouw eigen internet provider. Ook hier zijn weer een aantal mogelijkheden: 

  • De meest simpele variant is dat je mail die in jouw eigen mailbox binnenkomt,  altijd en automatisch laat doorsturen naar jouw gmail account.  Je kan dan je alle mail bijv. op een telefoon/tablet lezen, onafhankelijk waar je bent.  Je kan via jouw GMAIL account  -onafhankelijk waar je bent-  berichten terug sturen naar de verzenders . Stuur dan wel even een CC naar jezelf zodat je het bericht daarna thuis ook lokaal op jouw PC/MAC hebt  staat. Hiermee voorkom je veel zoekwerk en je bent echt niet de eerste die een telefoon kwijt raakt.
  • Een iets ingewikkeldere variant is dat je jouw mail software instrueert dat de mail opgehaald moet worden uit jouw mailbox maar dat het verzenden moet plaats vinden via Google. De ontvanger ziet dan wel dat je via GMAIL hebt verzonden ook al heb je ingesteld dat het “antwoord adres” info@<Jouwdomein.nl> moet zijn.
  • Nog ingewikkelder (maar zeker niet onmogelijk) is dat je via GMAIL jouw eigen email adres koppelt aan jouw gmail adres. Je gebruikt dan de mailserver voorzieningen van google maar de ontvanger ziet daar niets van.

ADVIES

Welke van bovenstaande methode het beste is, is afhankelijk van de wensen en van de kennis van degene die het onderhoud.  Voor sommigen van jullie hebben we wat vernuftige trucs ingesteld die wij ook zelf onderhouden. Als je zelf iets wilt instellen kan je beter iets instellen wat je zelf ook snapt. Daar staat tegenover dat voor sommige toepassingen je beter even wat hulp kan vragen zodat e.e.a. er aan de buitenkant professioneel uit blijft zien (zo vinden wij het niet echt professioneel als @gmail als een zakelijk mail adres voorbij komt).

Waarschijnlijk ben je het beste af met een combinatie van methode 1 (als je de mail alleen zelf leest) of van methode 2 (als je de mail met een aantal mensen samen leest) i.c.m. met forwarding naar een of meer andere mail accounts. Als je zakelijk gebruik maakt van  onze mail voorzieningen i.c.m. een of meer @gmail account(s), dan wordt aanbevolen om ervoor te zorgen dat jouw klanten jouw @gmail adres nooit zien (hoeft nl. ook niet). Voor de particulier met een familie website is forwarding zonder mailbox vaak al afdoende en goedkoop.

==//==

PLESK VOORZIENINGEN VOOR MAIL

 

MAILBOX vs DOORSTUREN

Er zijn mail voorzieningen MET en ZONDER mailbox via Plesk in te stellen. In het eerste geval is er sprake van een MAILBOX in combinatie met een MAIL ACCOUNT en in het tweede geval  is alleen sprake van een MAIL ACCOUNT.

  • ZONDER MAILBOX  wordt gebruikt om alle inkomende mail op een mail adres door te sturen naar een of meer andere mail adressen (zie FORWARDING).  Zonder mailbox wordt er geen mail op de server opgeslagen en wordt alleen doorgestuurd. Mail is dan ook niet via Webmail te lezen en/of via POP3/IMAP op te halen uit de mailbox. Voordeel is daarentegen dat mail die je niet opslaat ook niet ten koste gaat van de server opslagruimte waarvoor wordt betaald.
  • MET MAILBOX wordt gebruikt om mail (al dan niet tijdelijk) in op te slaan. Mail in een MAILBOX is via Webmail te lezen en/of via POP3/IMAP op te halen.

MAIL FORWARDING

Het doorsturen van mail is een simpel maar doeltreffend middel om te voorkomen dat je iets mist of dat er iets kwijt raakt. Je kan voor iedere mail account instellen dat –indien/wanneer- er een bericht in de mailbox wordt ontvangen, dat dit bericht automatisch naar één of meer mail adressen wordt doorgestuurd. Zo kan je dus mail die ontvangen wordt via Info@mijndomein.nl automatisch laten doorsturen naar Jansen@mijndomein.nl en naar Jansen@gmail.com.  Tijdens de vakantie van Jansen kan je de forwarding eenvoudig omzetten naar Pietersen@mijndomein.nl  en naar Jansen@gmail.com (of zo Jansen dit wil: Pietersen@gmail.com) . Forwarding is ook een prima manier om mail van meerdere personen gemakkelijk te kunnen distribueren naar een grote groep mensen (bijv. alle leden van de voetbal club) zonder dat de verzender de afzonderlijke email adressen hoeft te kennen en/of bij te houden. Wees hiermee echter voorzichtig, als spammers achter dit email adres komen, dan kunnen zij –zonder dat u daar invloed op uit kan oefenen- de hele groep mensen aanschrijven met één enkel mailtje.

MAIL RESPONDERS

Met een mail responder kan je instellen dat iedere verzender automatisch een bericht terug krijgt. Zo kan je instellen dat er standaard een “Dank u voor uw mail, wij nemen zo snel mogelijk contact met u op” bericht wordt gestuurd als er een mailtje wordt ontvangen in de Klachten@uwdomein.nl mail.  Minstens net zo praktisch is de responder “Ik ben op vakantie, ik ben … weer terug, tot die tijd lees ik geen mail. Als er spoed is, bel me dan even op…”  Je zou ook met een Out-of-Office bericht op jouw lokale apparaat uit de voeten kunnen, dan moet je natuurlijk wel jouw PC in de vakantie aan laten staan. Een responder doet het ook als jouw PC niet aan staat.

==//==

INSTELLING VAN MAIL PROGRAMMA’s

Ik zal t.z.t. een tele-tubby beschijving maken van de stappen die nodig zijn om een email account in Outlook (Microsoft) of Mail (Apple) aan te maken en/of te wijzigen. Voor nu zet ik de belangrijkste instellingen alleen even op een rijtje:

Plesk Controle Paneel       Om mail instellingen op de server aan te maken en/of te wijzigen

 

URL                                      httpS://www. .<uwdomein>.<ext>:8443  (bijv. httpS://webmail.sharedcms.nl:8443 )

Gebruikersnaam                uw gebruikersnaam of email adres

Wachtwoord                       zoals aan u doorgegeven of door u zelf aangemaakt/aangepast via Plesk

 

Webmail (Horde)               Om (nog niet opgehaalde mail) mail op de server te lezen

 

URL                                      http://webmail.<uwdomein>.<ext>  (bijv. http://webmail.sharedcms.nl)

Gebruikersnaam                uw email adres op de server (bijv. info@mijndomein.nl)

Wachtwoord                       zoals aan u doorgegeven of door u zelf aangemaakt/aangepast via Plesk

 

IMAP Mailboxen                Om uw lokale mail programma in te stellen om mail op te halen/versturen

 

Type mail                            IMAP (oftewel: koppeling aan de opgeslagen mail op de server)

Naam                                   Uw naam zoals je deze wilt tonen aan de ontvangers

Mail                                     Het mail adres wat je wilt tonen aan de ontvangers

Antwoord adres                 Het mail adres waarop je antwoorden op jouw mail wit terug krijgen

Inkomende Mailserver      MAIL.<jouwdomein>.<ext>,  Poortnummer 143

Uitgaande Mailserver        SMTP.<jouwprovider>.<ext>   (bijvoorbeeld: smtp.casema.nl)

Gebruikersnaam                uw email adres

Wachtwoord                       zoals aan u doorgegeven of door u zelf aangemaakt/aangepast via Plesk

 

POP3 Mailboxen                               Om uw lokale mail programma in te stellen om mail op te halen/versturen

 

Type mail                            POP3 (oftewel: lokale opslag op uw apparaat)

Naam                                   Uw naam zoals je deze wilt tonen aan de ontvangers

Mail                                     Het mail adres wat je wilt tonen aan de ontvangers

Antwoord adres                 Het mail adres waarop je antwoorden op jouw mail wit terug krijgen

Inkomende Mailserver      MAIL.<jouwdomein>.<ext> , Poortnummer               110

Uitgaande Mailserver        SMTP.<jouwprovider>.<ext>   (bijvoorbeeld: smtp.casema.nl)

Gebruikersnaam                uw email adres

Wachtwoord                       zoals aan u doorgegeven of door u zelf aangemaakt/aangepast via Plesk

 

==//==

 

VERHUIZING/KOPIEREN VAN INHOUD VAN MAILBOXEN

 

Als je (IMAP) mail op een andere server hebt staan en deze wilt verhuizen naar onze server dan is dit betrekkelijk eenvoudig. Het enige wat je hoeft te doen is twee IMAP email accounts in jouw mail programma aan te maken en aansluitend de inhoud van de ene naar de ander mailbox locatie te verslepen. Omdat de beide accounts in jouw mail programma gekoppeld zijn aan de  server opslag van beide accounts, worden de berichten die je versleept/kopieert ook van de ene naar de andere server over gezet of gekopieerd. Dit mechanisme werkt voor zowel agenda’s, mail als contactpersonen die je mogelijk centraal op een server hebt staan. Tip: het verschil tussen verplaatsen en kopiëren wordt verkregen door de Shift knop wel/niet ingedrukt te houden tijdens het slepen (aanbevolen wordt om e.e.a. eerst  te kopiëren, dan vast te stellen dat alles goed werkt en daarna pas de oude mail te verwijderen).